23. Reiseleder - Regler for reiser

23.1 Innledning

Det er trenere og daglig leder som bestemmer hvem som skal være hoved reiseleder og reiseledere på reisestevner, leire og andre reiser. Foruten det sportslige er det et mål for alle turer og leire at alle svømmerne kommer hjem med en positiv totalopplevelse. Reiselederne kan i stor grad bidra til dette ved å tilrettelegge for nok mat, nok søvn og gode sosiale forhold. Trenerne har først og fremst et sportslig ansvar. Trenerne kjenner svømmerne best, og har bred erfaring fra lignende turer. En god dialog med trenerne er viktig. Når det er flere reiseledere, blir de enige seg imellom om evt. fordeling av arbeidsoppgaver.

23.2 Generelt

For å kvalifisere til reiseleder, må godkjent politiattest være innlevert. På alle reiser i regi av USS skal det utpekes en ansvarlig hoved reiseleder som har overordnet myndighet fra avreise til hjemkomst. På stevner uten behov for reiseleder (se nedenfor), er trener å anse som ansvarlig. Alle barn under 10 år skal ha følge av foreldre eller annen foresatt dersom reisen innebærer overnatting. Man kan gjøre avtale med annen forelder om å overdra dette ansvaret. Dette skal være skriftlig inngått på forhånd. Ved overnatting i nærområde kan man se bort fra kravet om minimum 10 år. Det skal da oppfordres til at foreldre til disse yngste barna tar større del av det frivillige arbeidet (brannvakt, matvakt, etc). Hovedregelen er én reiseleder pr. 15 utøvere. Antall kan tillempes basert på utøvernes alderssammensetning, erfaringsnivå og antall foreldre. Reiseleder(e) skal sette seg inn klubbens kriseplan. Reiseleder(e) reiser vederlagsfritt.

23.3 Hoved reiseleder

Før avreise skal det gis tilstrekkelig informasjon til foreldre og svømmere om opplegget. Reiselederne skal ha med oppdatert deltakerliste med svømmernes og foreldrenes mobilnumre. Send også kopi av denne lista på e-post til daglig leder. Reiseleder skal også kjenne til daglig leders telefonnummer. Reiseleder har det overordnede ansvaret for at reisen foregår etter de retningslinjer klubben har bestemt, og skal sammen med de øvrige ledere bidra til trivsel for alle deltakerne. Hoved reiseleder rapporterer til overordnet leder (daglig leder eller stedfortreder), men i saker av følgende karakter skal her, som ellers, øyeblikkelig og direkte rapporteres til leder av styret:

• Overgrepssaker
• Ulykke med personskader
• Dødsfall blant klubbens medlemmer
• Økonomisk utroskap
• Klare brudd på klubbens verdier
• Andre saker som kan medføre spesielle medieoppslag, eller oppmerksomhet fra det offentlige

23.4 Oppmøte

• Kontrollerer at alle er kommet
• Svømmernes mobilnummer noteres på oppmøtelista
• Man bør forsøke å ringe evt. etternølere før avreise. Dersom man ikke har telefonnummer på forhånd, vil det normalt være andre svømmere eller trener som har nødvendig kontaktinformasjon.

23.5 Reise

• Reiseleder har ansvar for at alle svømmere er med til enhver tid. Reiseleder avtaler evt. kjørestopp med bussjåfør og påser at nødvendig informasjon blir gitt til svømmerne underveis
• Godteriregler avklares med trener

23.6 Ankomst

• Reiseleder påser at all bagasje er med. De yngste svømmerne kan trenge bærehjelp av noen eldre
• Reiseleder skaffer seg oversikt over stedet og gir beskjed om hvor svømmerne skal sove, sanitærforhold og hvor man skal spise
• Svømmere og bagasje kan gjerne vente på et egnet sted mens reiselederne skaffer seg oversikt. Dette gis det beskjed om på bussen. Ingen forventer at reiselederne har full oversikt før ankomst.

23.7 Måltider

• Tidspunkt for måltider avtales med trenerne i forhold til stevnetider. Reiseleder legger best mulig til rette for måltidene ut fra hvilken informasjon som er gitt på forhånd og de kjøkkenmuligheter som er tilgjengelige
• For enkelte turer må tørrmat, saft, engangskopper, bananer, rosiner osv. kjøpes inn på forhånd. Dette er reiseleders ansvar.

23.8 Under stevner

• Etter avtale med trener møter reiseleder på lagledermøtet slik at trener kan konsentrere seg om innsvømmingen. På lagledermøtet gås heatlista gjennom og reiseleder gir beskjed om strykninger. Reiseleder noterer også strykninger fra andre klubber og alle endringer i stevneoppsettet. Det er særlig viktig å få med informasjon om:
  • endringer i heatoppsett
  • Endringer i tidsplan
  • Skjema for stafettoppsett og når disse skal innleveres
• Ovenstående formidles til trenere når lagledermøtet er ferdig. Trenerne leverer stafettoppsettet.
• Reiseleder(e) er også heiagjeng og oppmuntrer under stevnet. Trener har full konsentrasjon om de som til enhver tid svømmer/skal svømme/har svømt, og reiseleder bør håndtere alle utenomsportslige spørsmål under stevnet.
• Mange svømmere trenger påminnelse om næringsinntak og påkledning under stevnet. Næringsinntak avklares med trener. Reiseleder kjøper inn bananer, rosiner el.
• Oppmøte til øvelsene er den enkelte svømmers og treners ansvar.

23.9 Søvn

Tilstrekkelig søvn er essensielt for å kunne yte godt. Det bør legges til rette for at også de yngste får nok søvn. Reiseleder er ansvarlig for at leggetid og ”stille-tid” formidles til svømmerne. De eldste svømmerne kan gjerne ha senere tidspunkt enn de yngste. Tidspunktene avklares med trenerne.

23.10 Utsjekk

Reiseledere er ansvarlig for å organisere evt. utsjekk på en god måte i forhold til stevnetider og avreisetidspunkt.

23.11 Hjemkomst

På hjemreisen må reiseleder sjekke med hver enkelt at de blir hentet på riktig sted og til rett tid. Reiseleder påser at alle blir hentet.

23.12 Reiserapport

Reiseleder er ansvarlig for å koordinere reiserapport med litt bilder og tekst som kan legges ut på hjemmesiden og Facebook. Det forventes at svømmerne bidrar til dette.

23.13 Regnskap

• Startavgifter skal være betalt av klubben før stevnestart. Forhåndsbestilt buss betales direkte av klubben. Reiseutgifter, innkjøp og evt. andre utlegg som reiselederne har kan tas fra klubbens bankkort. Husk kvittering for alle utlegg!
• Regnskap, originalkvitteringer og klubbens bankkort leveres til kasserer etter reisen.

23.14 Annet

• For enkelte svømmere er dette kanskje deres første stevne eller deres første reise uten foreldrene. Enkelte svømmere kjenner kanskje heller ikke de andre barna særlig godt. Reiseleder må være spesielt oppmerksom ovenfor disse barna
• Reiseleder skal ha med førstehjelpsutstyr og hjertestarter
• All bruk av rusmidler er forbudt. Brudd rapporteres til styret.